浙江农林大学基建档案管理办法(浙农林大建设处[2013]1号)

作者:admin 时间:2019-09-17

为提高基建档案工作质量和管理水平,促进基建档案管理规范化、制度化,保证基建档案材料齐全、真实,依据中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》和国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,并结合学校出台的《浙江农林大学档案管理办法》,特制定本办法。

一、基本原则

1.确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用;

2.建立档案工作与工程启动同步进行;工程建设过程中,档案材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,同时向校园建设与管理处(简称建设处,下同)提交一整套合格的竣工资料;

3.各参建单位的材料由建设处代表负责催交。

二、归档范围

1.项目合法性资料(前期项目报批、审批):扩初设计、施工证、规划许可证、消防建审意见、土地审批意见、竣工验收、规划验收资料等;

2.项目技术性资料:地质报告、方案文本、扩初设计文本、施工图纸、竣工图纸等;

3.项目经济性资料:前期招投标文件,合同,概、预、结算报告等;

4.项目建设佐证材料:设计变更联系单、施工签证联系单、通知、会议纪要等;

5.其他事项详见《关于印发的通知》(浙农林大办〔2011〕13号)。

三、归档方法

1.已移交临安市城建档案馆的相关施工技术资料(竣工图除外),不必再归档移交学校档案馆;

2.若原始材料已装订成册(成册不超过200页),则成册保存,不必拆分;

3.若原始材料为分散材料,则按项目类别装订成册保存;

4.文字材料的排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后;

5.图纸按图的类别序号排列,即:地质图、方案图、初步设计图、建施图、结施图、水施图、电施图、暖施图、更改图等,并尽可能提交电子图纸。

四、不需归档的资料

1.上级有关基建的普发性(非专指高校)、不办的文件;

2.正式施工前的草图,未定型图纸;

3.重份文件和重份图纸;

4.无查考价值的临时性、事务性文件。

五、归档要求

1.归档的基建文件应以原稿为主,确保基建档案的成套性、系统性、准确性;

2.归档的文件、图纸必须做到纸质优良、书写字迹端正,不得用油质原珠笔和铅笔书写,以利长久保存;

3.卷内文件纸张按学校档案馆标准统一装订;

4.破损严重的要进行修补;

5.档案管理员原则上应在工程竣工两个月内完成档案资料归档工作,并根据工作需要,将重要的和经常使用的文件材料一套按项目做好内部存档工作;

6.接受学校档案馆的业务指导和督促检查,按规定时间向学校档案馆归档,归档时要做好交接手续;

7.对由于个人疏忽、失职造成重要档案资料遗失的,应追究当事人的责任。

六、档案补充与修改

1.基建文件材料归档后,在改建、维修中所产生的基建文件材料,建设处应随时整理,向学校档案馆补充归档;

2.对已归档的基建文件材料需要更改时,须经建设处分管负责人同意,未经批准,严禁更改已归档的基建档案材料;

3.档案室对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的,可归入相关案卷内并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。

七、借阅

1.本单位工作人员因工作需要借阅资料,可向档案管理员借阅,同时办理借阅手续;

2.其他单位或个人需借(查)阅资料时,须经建设处有关领导同意,方可借(查)阅,同时办理借阅手续;

3.借阅资料时间一般不超过七天,如需延长,在借阅时明确提出, 并约定借阅时间,按约定时间归还资料;

4.借阅人员应对借阅的档案资料安全保密负完全责任,不得在资料上做任何记录与标记、不得涂改、不得折叠、不得拆分,必须保证资料完整性。

校园建设与管理处

2013年1月30日

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